Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Privacy UE 679/2016 (“GDPR”) si informa che i dati personali forniti da parte dell’interessato (“Lei”) e/o acquisiti da Pro.stand Srl (“Pro.stand” o “Noi”) in relazione allo stesso, nell’ambito delle proprie attività, sono soggetti a trattamento nel rispetto dei principi di liceità, equità, correttezza, proporzionalità, necessità, esattezza, completezza e sicurezza e degli altri obblighi di legge vigenti, come meglio segue.
Categorie di interessati. Operazioni di trattamento e modalità di raccolta
I dati trattati riguardano i clienti che abbiano rivestito il rispettivo ruolo nel corso degli ultimi 10 anni e i prospect (soggetti che abbiano manifestato interesse alle attività di Pro.stand, nel corso degli ultimi 10 anni – ad esempio anche attraverso la consegna di proprio biglietto da visita o richiesta di informazioni o preventivi, intesi come persone fisiche di età superiore ai 14 anni che agiscono in proprio e/o come referenti interni di persone giuridiche, enti o altre organizzazioni. Le singole categorie di dati raccolti sono indicate nella nostra modulistica di raccolta di cui la presente costituisce parte integrante.
Il trattamento avviene con strumenti elettronici e/o cartacei e con logiche connesse alle singole finalità sotto dichiarate.
Potremmo raccogliere i dati i) tramite form on-line o moduli cartacei da Lei compilati e/o acquisiti da parte di terzi operatori da noi autorizzati o ii) tramite dispositivi mobili di tipo tablet, smartphone presenti nel luogo dove si svolgono le attività di Pro.stand o iii) tramite biglietto da visita da Lei consegnatoci.
I dati raccolti potranno essere trattati dal personale da noi espressamente autorizzato, nei limiti strettamente necessari all’espletamento delle rispettive attività ad esso assegnato (es. uffici commerciali, amministrativo, marketing, logistico, amministrativo,IT, ecc.).
Finalità del trattamento
Il trattamento ha le seguenti finalità:
- Adempimento di obblighi contrattuali e di legge derivanti dal rapporto giuridico con Lei già instaurato o da instaurarsi.
- Pianificazione e gestione organizzativa delle attività, come ad esempio pianificazione e gestione di specifici servizi da Lei richiestici, gestione dei contratti da noi stipulati con terzi fornitori di beni e/o servizi da Lei utilizzati durante o in occasione delle nostre attività, comunicazione, su Sua richiesta, di informazioni precontrattuali (es. programmi, proposte, ecc.) .
- Invio (tramite email, posta ordinaria, messaggi push-up, funzioni di messaggistica istantanea tipo whatsapp, chiamate telefoniche con incaricato interno e, eventualmente, esterno e debitamente incaricato, social network e altri strumenti automatizzati) di comunicazioni commerciali, pubblicità e offerte di vendita di prodotti/servizi affini a quelli di Suo interesse ovvero relativi a prodotti/servizi di allestimento e/o ad essi correlati (es. interior settings, corner espositivi, vetrinistica, etc.) – nel complesso attività definite come “soft spam”.
- Profilazione basica (limitata a ditte individuali o società di persone e relativi soci/amministratori, oppure referenti interni di società di capitali, enti od organizzazioni). La profilazione analizza i dati obbligatori e facoltativi da Lei fornitici (obbligatori: nome e cognome, ragione sociale dell’organizzazione di appartenenza, email, numero di telefono, settore merceologico e/o evento d’interesse, paese di provenienza; facoltativi: note aggiuntive) e Pro.stand potrebbe associare a dati societari tratti da banche dati pubbliche (es. Registro Imprese CCIAA) e/o a ulteriori Suoi dati personali acquisiti durante la Sua navigazione sui nostri siti web o durante l’uso dei servizi erogati da tali siti (es. cookies relativi alle pagine del nostro sito web che ha visitato, al paese da cui Lei si collega) o tramite altri canali di comunicazione (es. social media) o tramite servizi di invio massivo di email commerciali (es. quali messaggi le sono arrivati, quali email Lei ha aperto, quali proposte Lei ha accettato mediante specifiche azioni quali quella di aprire un allegato o aderire ad una nostra richiesta di linkare a landing pages o ad allegati al messaggio email, ecc.). La profilazione ci permette, in particolare, di limitare l’invio a Lei di comunicazioni promozionali non pertinenti alle Sue probabili aspettative ed esigenze o tramite canali non graditi, anche a seguito di eventuali costumer satisfaction. La limitata natura della profilazione non La esclude da vantaggi specifici o dalla possibilità di esercitare liberamente i Suoi diritti privacy, né ha particolari effetti giuridici; in particolare essa non pregiudica la Sua possibilità di avvalersi delle nostre Attività e/o di usufruire dei nostri servizi).
Base giuridica del trattamento. Obbligatorietà o facoltatività del conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento
Il trattamento per le finalità sub 1 ha la sua base giuridica nella nostra necessità di adempiere agli obblighi assunti tramite il contratto stipulato o da stipularsi con Lei (e di svolgere tutte le azioni funzionali alla corretta e completa esecuzione degli impegni ivi assunti) e/o agli obblighi di legge ad esso connessi. Pertanto tale trattamento non richiede un Suo preventivo consenso e Lei è altresì libero di non conferire i Suoi dati, tuttavia, in tal caso, non potremo stipulare il contratto richiesto e/o erogare regolarmente la prestazione richiesta da Lei o dall’organizzazione cui Lei appartiene e/o non potremo adempiere agli obblighi di legge connessi al contratto.
Il trattamento per le finalità sub 2 ha la sua base giuridica nel nostro legittimo interesse di organizzare, pianificare e gestire tutte le attività richiesteci e di gestire i rapporti con i terzi fornitori di beni e servizi funzionali e/o connessi alle predette attività.
Pertanto tale trattamento non richiede un Suo preventivo consenso. Lei è libero di non conferire i dati, ma in tal caso non potrà usufruire dei servizi richiesti.
Il trattamento per le finalità sub 3 (soft spam) ha la sua base giuridica nel nostro legittimo interesse a ricontattare liberamente i nostri clienti, nonché i prospect, al fine di poter loro proporre tramite canali elettronici/telefonici/cartacei nuove opportunità relative a servizi o prodotti analoghi a quelli precedentemente acquistati/ contrattualizzati (nel caso dei clienti) oppure a quelli per i quali è stato manifestato interesse (nel caso dei prospect), ovvero relativi a prodotti/servizi di allestimento e/o ad essi correlati (es. interior settings, corner espositivi, vetrinistica, etc.). Pertanto il cd. soft spam, appena descritto, può lecitamente avvenire anche senza Suo previo consenso, che quindi non è necessario.
Il trattamento per le finalità sub 4 (profilazione) ha base giuridica nel nostro legittimo interesse di mantenere e analizzare un limitato set di informazioni che La riguardano, per poterLa più efficacemente ricontattare nel caso Lei sia un nostro cliente o prospect. Stante il limitato perimetro di dati utilizzato nella profilazione, essa avviene anche senza suo previo consenso, che quindi non è necessario.
Comunicazione e diffusione dei dati
Per le finalità sub 1 e 2 i dati sono da noi comunicati a: fornitori del servizio di gestione e manutenzione dei nostri sistemi informatici, siti web e banche dati, società affidatarie di servizi necessari per l’organizzazione e gestione delle attività, consulenti, banche (per l’esecuzione o la ricezione di pagamenti connessi alle attività), a personale Pro.stand autorizzato a trattare i dati (area commerciale, marketing, amministrativo, logistico, IT, etc…).
Per le finalità sub 3 e 4 i dati possono essere comunicati a: società incaricate di operare analisi di marketing e customer satisfaction, agenzie di pubblicità, comunicazione e/o pubbliche relazioni, società di editoria digitale e cartacea che producono nostri materiali pubblicitari o promozionali, società di produzione di siti web o blog, società di web marketing, soggetti incaricati della ideazione e/o manutenzione di materiali promozionali, società di gestione e manutenzione dei sistemi informatici, siti web e database utilizzati per organizzare e gestire le attività.
Tali terzi tratteranno i dati in veste di Responsabili Esterni attenendosi alle nostre direttive scritte e sotto la nostra vigilanza.
Per tutte le suddette finalità comunichiamo inoltre i dati a terzi partner commerciali che partecipano alla realizzazione e/o promozione delle attività richieste, che tratteranno i dati quali titolari autonomi o co-titolari o responsabili. Lei può chiederci un elenco dei co-titolari, titolari autonomi e responsabili (vedi la sezione “diritti dell’interessato” della presente informativa).
Trasferimento all’estero di dati
E’ possibile che Pro.stand comunichi i dati a terzi destinatari aventi sede extra-UE (es.fornitori – di seguito gli “importatori”).
Tale trasferimento dati ha luogo a fronte di adeguate garanzie, costituite dalla previa stipula da parte del terzo importatore di un accordo contrattuale con noi mediante il quale egli, per i trattamenti di propria competenza, si impegna al rispetto di obblighi privacy sostanzialmente equivalenti a quelli previsti dalla normativa UE a ns. carico (tramite l’utilizzo di clausole contrattuali standard – o “CCS” – conformi come minimo al testo adottato dalla Commissione UE, salvo eventuali integrazioni e/o modifiche più favorevoli all’interessato).
In taluni casi di trasferimento dati verso fornitori cloud aventi sede o datacenter extra-UE, tali fornitori sono soggetti ai poteri di regolamentazione di autorità pubbliche locali e in alcune situazioni, in base alla normativa estera, (negli USA: la Federal Trade Commission, l’Art. 702 della FISA e l’Executive Order EO 12333) l’importatore potrebbe essere obbligato a comunicare i dati personali trasferiti, in risposta a richieste pervenutegli da autorità pubbliche, per soddisfare i requisiti di sicurezza nazionale (es. antiterrorismo) o di applicazione della legge locale (con conseguenti possibili accessi ai dati, di cui l’importatore in base alla normativa locale potrebbe dover non dare avviso all’esportatore e all’interessato, i quali non potranno quindi esercitare i relativi diritti normalmente riconosciuti dal GDPR).
Pertanto, in astratto, non si può escludere il rischio che in determinate quanto eccezionali situazioni legate ai citati specifici requisiti, l’autorità pubblica estera possa trattare tali dati senza che si applichino all’interessato tutele sostanzialmente equivalenti a quelle previste dal GDPR. Tuttavia, il rischio che in concreto ricorra effettivamente un interesse dell’autorità pubblica, ad esempio americana, ad applicare ai dati trasferiti la normativa locale appare essere di fatto ragionevolmente trascurabile sulla base delle seguenti circostanze:
- i) la prestazione dell’esportatore (Pro.stand) in favore degli interessati di cui l’importatore tratta i dati e il conseguente trattamento dati, hanno un oggetto limitato (l’erogazione di servizi di allestimento) e uno scopo limitato (la gestione di processi tecnico-organizzativo funzionali ai citati servizi e l’adempimento di obblighi di legge); la prestazione non comporta la pubblicazione di opinioni personali, commenti o informazioni simili, né la messa a disposizione di servizi o prodotti impiegabili in attività contro la sicurezza nazionale;
- ii) risultano circoscritte le tipologie di dati personali trasferiti (es. dati anagrafici, di contatto, contrattuali, amministrativi); non vengono trasferiti categorie particolari di dati (es. su opinioni politiche e religiose, biometrici); sono limitate le categorie di interessati cui i dati si riferiscono (clienti) e le stesse riguardano operatori appartenenti a categorie merceologiche o economiche che non sono ragionevolmente rilevanti con riguardo a finalità di sicurezza nazionale (es. interior settings, corner espositivi, vetrinistica e via dicendo).
Pertanto, Pro.stand reputa che le CCS applicate nel rapporto con gli importatori (in particolare USA) in concreto garantiscano effettivamente una tutela dei diritti degli interessati sostanzialmente analoga a quella prevista dal GDPR, a prescindere dall’applicazione di eventuali misure supplementari al trattamento in esame.
L’adozione di misure supplementari pattizie da parte di Pro.stand nei confronti degli importatori (es. obblighi di comunicazione degli accessi pubblici, facoltà di sospendere o cessare il trasferimento e di risolvere il contratto con l’importatore, e simili), potrà essere introdotta in qualsiasi momento da parte dell’esportatore all’esito di eventuali indicazioni fornite agli operatori dall’EDPB – European Data Protection Board all’esito della sentenza delle Corte di Giustizia delle Comunità Europee (CGCE del 17 luglio 2020 che ha dichiarato invalida nei rapporti UE la convenzione bilaterale denominata “Scudo Privacy”).
Il trasferimento dei dati verso il Paese extra-UE avviene comunque anche perché è necessario all’esecuzione di i) un contratto concluso tra l’interessato e Pro.stand e/o di misure precontrattuali adottate su istanza dell’interessato, oppure ii) di un contratto stipulato tra Pro.stand ed un’altra persona fisica o giuridica (es. ns. fornitore avente sede extra-UE, ecc.) in favore dell’interessato.
Durata del trattamento
Nel caso delle finalità sub 1 e/o 2 trattiamo i dati per 10 anni dalla data di stipula del contratto (nel caso di clienti) o dalla raccolta del dato dell’interessato (nel caso dei prospect).
Nel caso delle finalità sub 3 e 4 trattiamo i dati per 10 anni dalla raccolta del dato dell’interessato (nel caso di clienti e prospect).
In caso di contenzioso tra Lei e noi o ns. terzi fornitori trattiamo i dati per il tempo necessario ad esercitare la tutela dei diritti nostri o dei terzi fornitori e cioè fino all’emissione e integrale esecuzione di un provvedimento avente valore di giudicato tra le parti o di una transazione.
Cessata la suddetta rispettiva durata massima i dati personali sono definitivamente distrutti oppure resi totalmente anonimi.
Diritti dell’interessato
Lei ha il diritto di:
– chiederci la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
– qualora i dati personali siano trasferiti a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale, l’interessato ha il diritto di essere informato dell’esistenza di garanzie adeguate relative al trasferimento;
– richiedere, ed ottenere senza ingiustificato ritardo, la rettifica dei dati inesatti; tenuto conto delle finalità del trattamento, l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
– richiedere la cancellazione dei dati se a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento; c) l’interessato si oppone al trattamento, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento operato per finalità di marketing diretto (compresa la profilazione funzionale a tale marketing diretto); d) i dati personali sono stati trattati illecitamente; e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento; f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione.
– richiedere la limitazione del trattamento che La riguarda, quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali; b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l’interessato si è opposto al trattamento svolto per finalità di marketing diretto, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.;
– ottenere dal titolare del trattamento, su richiesta, la comunicazione dei terzi destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali;
– revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento ove in precedenza comunicato per una o più specifiche finalità dei propri dati personali, restando inteso che ciò non pregiudicherà la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.
– ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che La riguardano da Lei fornitici e, se tecnicamente fattibile, di far trasmettere tali dati direttamente a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte nostra, qualora ricorra la seguente condizione (cumulativa): a) il trattamento si basi sul consenso dell’interessato per una o più specifiche finalità, o su un contratto di cui l’interessato è parte e alla cui esecuzione il trattamento è necessario; e b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati (software) – complessivo diritto alla c.d. “portabilità”. L’esercizio del diritto c.d. alla portabilità fa salvo il diritto alla cancellazione sopra previsto;
– non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
– proporre reclamo all’Autorità di controllo competente in base al GDPR (quella della sua sede di residenza o domicilio); in Italia essa è il Garante della protezione dei dati personali.
Lei può esercitare i suoi diritti scrivendo al Titolare del trattamento: [email protected] o Pro.stand Srl Via Santarcangiolese 18/B – Poggio Torriana, Rimini (Italia).
Il Legale Rappresentante dell’azienda o il Rappresentante dell’organizzazione si impegna a comunicare la presente Informativa anche agli altri soggetti appartenenti all’azienda o all’organizzazione medesima e di cui dichiara di fornire legittimamente i relativi dati.
Rev.1 del 20 Aprile 2021