Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Privacy UE 679/2016 (“GDPR”) si informa che i dati personali forniti da parte dell’interessato (“Lei”) e/o acquisiti da Pro.stand Srl (“Pro.stand” o “Noi”) in relazione allo stesso, nell’ambito delle proprie attività, sono soggetti a trattamento nel rispetto dei principi di liceità, equità, correttezza, proporzionalità, necessità, esattezza, completezza e sicurezza e degli altri obblighi di legge vigenti, come meglio segue.
Categorie di interessati. Operazioni di trattamento e modalità di raccolta.
I dati trattati possono riguardare a) i nostri fornitori, i collaboratori, i partner, i prestatori d’opera/servizi, gli appaltanti e gli appaltatori, i concedenti di spazi pubblicitari, i consulenti, nonché i comodanti, i comodatari, i locatori e i locatari di spazi, gli agenti, e b) soggetti che potenzialmente possono assumere uno dei suddetti ruoli.
La raccolta dati avviene tramite contratto stipulato tra le parti e le categorie di dati (es. dati anagrafici, identificativi, fiscali, economico-patrimoniali e finanziari) sono indicate nel medesimo contratto a cui si riferisce la presente informativa. I dati raccolti, inoltre,possono riferirsi a referenti interni o subfornitori dell’organizzazione delle predette categorie di interessati (es. legali rappresentanti, amministratori, dipendenti, ecc.).
Il trattamento avverrà con strumenti elettronici e cartacei e con logiche connesse alle singole finalità sotto dichiarate.
I dati raccolti potranno essere trattati dagli Autorizzati di primo e secondo livello, da noi incaricati per iscritto, che abbiano necessità di venirne a conoscenza nell’espletamento delle proprie attività (es. uffici commerciali, amministrativo, marketing, logistico, amministrativo,IT, ecc.).
Finalità del trattamento
Il trattamento ha le seguenti finalità:
- Adempimento di obblighi contrattuali (di fornitura, di collaborazione, di partnership, di prestazione d’opera o di servizi, di appalto, di concessione di spazi pubblicitari, di consulenza, di comodato, di locazione, di agenzia) e/o previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria.
- Esigenze pre-contrattuali (trattative, scambi di proposte commerciali, ecc.) e/o gestione organizzativa del contratto con Lei stipulato (di fornitura, di collaborazione, di partnership, di prestazione d’opera o di servizi, di appalto, di concessione di spazi pubblicitari, di consulenza, di comodato, di locazione, di agenza) cui le attività previste dal contratto si riferiscono.
Base giuridica del trattamento. Obbligatorietà o facoltatività del conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento
Il trattamento sub 1 ha base giuridica nella nostra necessità di adempiere agli obblighi assunti tramite il contratto (di fornitura, di collaborazione, di partnership, di prestazione d’opera o di servizi, di appalto, di concessione di spazi pubblicitari, di consulenza, di comodato, di locazione, di agenzia) stipulato con Lei (e di svolgere tutte le azioni funzionali alla corretta e completa esecuzione degli impegni assunti) e/o agli obblighi di legge ad esso connessi; pertanto non richiede alcun preventivo consenso dell’interessato. Lei è libero di non conferirci i dati, tuttavia in tal caso non potremo stipulare o proseguire l’esecuzione del contratto con Lei e/o adempiere agli obblighi di legge connessi.
Il trattamento sub 2 ha base giuridica nel nostro legittimo interesse di negoziare, e, dopo l’eventuale stipula, gestire e organizzare adeguatamente il contratto, e di pianificare/gestire tutte le attività organizzative utili a permetterLe/ci di svolgere efficacemente le attività inerenti il contratto.
Comunicazione e diffusione dei dati
Per le finalità suddette i dati potranno essere comunicati a: fornitori del servizio di gestione e manutenzione dei sistemi informatici, di nostri siti web e banche dati, altri fornitori che per nostro conto svolgono servizi o forniscono prodotti necessari e/o funzionali agli allestimenti, eventuali partner commerciali terzi con i quali condividiamo l’attività di realizzazione e/o promozione dell’attività di allestimento, società di vigilanza privata e ad Autorità di pubblica sicurezza, clienti.
I dati possono altresì essere comunicati a Società controllate/collegate alla nostra attività di business per la gestione degli allestimenti, nonchè ad avvocati, dottori commercialisti, sindaci, revisori dei conti, fornitori di servizi di certificazione qualità, audit indipendenti, per esigenze di natura legale, contabile, di bilancio, di certificazione del sistema di gestione della qualità, e per l’ottenimento di report specifici. Alcuni dati sono comunicati a consulenti del lavoro e in materia di sicurezza e igiene dei luoghi di lavoro al fine di permettere il corretto adempimento delle formalità di legge (es. valutazione dei rischi di interferenza).
Tali terzi tratteranno i dati in veste di Responsabili Esterni (attenendosi in tal caso alle nostre direttive scritte e sotto la nostra vigilanza) oppure di Titolari autonomi (decidendo in tale caso autonomamente le modalità di trattamento).
Trasferimento all’estero di dati
Nel caso in cui le prestazioni del fornitore si riferiscano all’organizzazione dell’attività di allestimenti all’estero, Vi indicheremo per iscritto i paesi esteri e in particolare Extra-Ue verso i quali tale trasferimento ha luogo.
Durata del trattamento
Trattiamo i dati per 10 anni dalla data di stipula del contratto. In caso di contenzioso tra Lei e noi o nostri terzi fornitori o clienti, trattiamo i dati per il tempo necessario ad esercitare la tutela dei diritti nostri o dei terzi fornitori o clienti e cioè fino a 10 anni dopo l’emissione e integrale esecuzione di un provvedimento avente valore di giudicato tra le parti o di una transazione. Cessata la suddetta rispettiva durata i dati personali sono cancellati, distrutti o resi anonimi mediante opportune misure di sicurezza.
Diritti dell’interessato
In qualunque momento Lei ha il diritto di:
– richiedere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali;
– richiedere, ed ottenere senza ingiustificato ritardo, la rettifica e integrazione dei dati inesatti o incompleti; tenuto conto delle finalità del trattamento;
– richiedere la cancellazione dei dati per motivi legittimi;
– richiedere la limitazione del trattamento per motivi legittimi,
– ottenere dal titolare del trattamento, su richiesta, la comunicazione dei terzi destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali;
– revocare in qualsiasi momento il consenso al trattamento ove in precedenza comunicato per una o più specifiche finalità dei propri dati personali, restando inteso che ciò non pregiudicherà la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
– esercitare il diritto alla portabilità dei dati, ovvero il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile i dati, nonché il diritto di trasmettere i dati ad un altro Titolare del trattamento;
– opporsi al trattamento dei dati qualora sussistano motivi legittimi, ivi compresi i trattamenti di dati per finalità di marketing e profilazione, se previsti.
– proporre reclamo, in caso di trattamento illecito di dati, all’Autorità di controllo competente in base al GDPR (quella della sua sede di residenza o domicilio); in Italia essa è il Garante della protezione dei dati personali.
L’interessato può esercitare i suddetti diritti scrivendo al Titolare del trattamento: [email protected] o Pro.stand Srl Via Santarcangiolese 18/B – Poggio Torriana, Rimini (Italia).
Rev.1 del 23 Marzo 2021
